Grip krijgen op de eindeloze lijstjes van de 'allemaalberg'

Stilstaan om werkzaamheden te overzien

22 jan 2019

Laatst hoorde ik een ondernemer verzuchten dat hij het allemaal niet meer overzag, dat hij het gevoel had de controle te verliezen en dat daarmee zaken bleven liggen. Dat herken ik, de berg aan dingen die nog moeten gebeuren. Als eindeloze lijstjes die door elkaar draaien in mijn hoofd en waar zich steeds, gelijk  duveltjes uit een doosje, nieuwe items bijvoegen. Langzaam kruipt de onrust omhoog.  Om dit te omzeilen, komen er meer lijstjes en wordt er harder gewerkt.
Nog vervelender is het als dit tot het omgekeerde leidt, waarbij de verlamming toeslaat en er niets meer uit mijn handen komt.

 

De druk van de berg zonder top

‘Allemaal’ is ook wel veel. ‘ Allemaal’ is niet te overzien. Als een berg waarvan de top uit het oog is verloren. ’Allemaal’ als teken van stress. Stress betekent niets anders dan spanning of druk.
Op zich is er niets mis met stress. Het zorgt ervoor dat je goed kunt presteren. Het maakt je alert.
Stress is bedoeld voor situaties waarin je snel moet handelen, liefst zonder na te denken.
Bij ‘allemaal’ slaat die functionele stress om in een onhandige vorm van stress waarbij het bewustzijn zich vernauwt en je niet meer redelijk kunt nadenken. Alles lijkt even belangrijk en moet direct worden gedaan.  Bovendien laat het geen ruimte om contact te maken met het innerlijk weten.
Dat intuïtieve weten waardoor duidelijk is wat je als eerste wilt doen en wat er nodig is om een volgende stap te zetten.

Structuur helpt

Onderstaande stappen kunnen je helpen om grip op ‘allemaal’ te krijgen:

1) Time out
Een eerste stap is stil staan en afstand nemen. Stil staan is op zich al een kunst apart. Het is handig als je daar een slimmigheidje voor zou kunnen bedenken; wat kun je doen om jezelf even uit te zetten en tijd te maken voor de vraag wat dat ‘allemaal’ inhoudt.
Begin met je te ontspannen, ga eventueel een wandeling maken.

2) Brain drop
Een reden waarom het je teveel wordt, is dat je zoveel moet doen, dat je niet meer weet waar je moet beginnen. Schrijf daarom alles op wat je kunt bedenken bij ‘allemaal’, zoals drukker bellen, tekst schrijven, kleuren afstemmen met de klant…..

3) Categorieën maken
Breng de activiteiten onder in groepen.
Stel je moet een folder maken, een website vormgeven en de belettering voor een bedrijfswagen ontwerpen. Dan ontstaan drie hoofdgroepen.
Handig is om daarnaast een groep te maken met losse, kortdurende taken die maar een paar minuten tijd kosten en die je daarna zo fijn kunt afvinken.
De lijstjes die eerst in jouw hoofd zaten, staan nu op papier. De top komt in zicht.

4)  De duveltjes in toom houden
Blijf nog even rustig zitten. Kijk nog eens naar de groepen?
Zijn de lijsten compleet? Spelen er nog meer zaken die nodig zijn om bijvoorbeeld de folder naar tevredenheid af te ronden? Hoe moet het eruit komen te zien? Wat is daar voor nodig? Zijn er kaders en regels waarbinnen de folder moet passen? Hoeveel tijd kost het om het hele traject voor elkaar te krijgen? Kan het anders worden ingevuld, bijvoorbeeld uitstellen of uitbesteden (deels of helemaal)?
Op deze manier voorkom je dat die itemduveltjes blijven komen.

5) Plannen
Daarna ga je plannen. Wat moet er perse deze week gebeuren en wat volgende week?
Bijvoorbeeld voor de folder: komen er foto’s in of tekeningen? Maak je die zelf of laat je die maken? Wanneer heeft de fotograaf of de illustrator tijd? Een foto kiezen. Is dat aan jou of aan de opdrachtgever? Schrijf je zelf de tekst of een ander? Bepaal jij de indeling of een ander? Dat vergt tijd voor overleg. Vervolgens moet de folder nog worden gedrukt, om maar wat stappen in de tijd te noemen.

Van week kun je naar dagplanning. Zorg dat die planning niet tot de nok toe is gevuld en dat er ook ruimte is voor een wandeling, nadenken en onverwachte gebeurtenissen.

Zo ontstaat er weer controle en daarmee rust. Veel lekkerder toch?!

De ondernemer was in ieder geval opgelucht. Aan het eind van ons gesprek gaf hij aan dat het nu wel weer onder controle voelde.

Soms is het moeilijk om de vragen te vinden, om zelf structuur aan te brengen, als je er midden in zit. Neem dan gerust contact met me op, ik help je daar graag bij.

Realiseer jouw doelen

Samen met jou schep ik helderheid in grote en kleine projecten, zodat je in rust en met vertrouwen nieuwe stappen kunt zetten.