Naast mij lag een stapel papieren met losse aantekeningen. Op mijn computer documenten waar ik destijds geen passende map voor vond. Dat doe ik nog wel een keer, was de gedachte. Maar bij die gedachte was het gebleven. Inmiddels zocht ik telkens opnieuw naar dezelfde losse aantekeningen en naar documenten, waarvan ik geen idee meer had onder welke noemer ik ze had opgeslagen. Het losse opruimeindje begon steeds vaker te zeuren. Gisteren maakte ik een start om daar verandering in aan te brengen.

Hoewel ik vooral van structuur en overzicht in plannen ben, merk ik dat ook dit werkt en dat het best een fijne klus is. Het geeft voldoening en kost mijn hoofd weinig denkenergie.  Gestaag wordt de stapel minder en de documenten overzichtelijker.
Langzaam voel ik dat er een soort blije lichtheid in mijn hoofd ontstaat. Het werkt. Lekker bezig zijn, in combinatie met overzicht en structuur, geeft rust. Overzicht werkt voor mij dus niet alleen bij taken, acties en planningen, maar ook voor tastbare en zichtbare onderdelen.

Alle neuzen dezelfde kant op

Is het voor mij al prettig om overzicht te krijgen door het opruimen van documenten; voor een project is het niet alleen prettig en handig, maar zelfs essentieel. Bij een project ga je samen aan de slag om een uniek resultaat neer te zetten. Om tot het resultaat te komen dat iedereen voor ogen heeft, moet dat niet alleen worden besproken, maar ook vastgelegd. Het is daarbij belangrijk dat iedereen over dezelfde documenten beschikt of weet waar ze die kunnen vinden en wat de status van die stukken is. Zo heeft iedereen dezelfde informatie, met dezelfde afspraken en kan er worden gewerkt naar een resultaat zoals met elkaar afgesproken.
Neem bijvoorbeeld een folder die je wilt laten drukken. Je maakt afspraken over een full colour exemplaar. Thuis gekomen bedenk je dat je de folder toch liever in zwart-wit wilt hebben. Je geeft dit door aan de drukkerij. Het moet dan voor iedereen duidelijk zijn dat de opdracht is gewijzigd, ongeacht wie de folder uiteindelijk drukt. Het klinkt zo logisch en simpel en bij de folder zal het ongetwijfeld goed gaan, maar vaak blijkt het zorgvuldig documenteren, een ondergeschoven kindje.  In de drukte van alledag wordt dit nogal eens overgeslagen. Begrijpelijk, want zo leuk is het nou ook weer niet om zorgvuldig en logisch alles te documenteren en op te slaan.

Wat willen we bereiken?

Dit is één van mijn favoriete plaatjes: simpel, doeltreffend en met humor.
Daar houd ik van. Ik kan er hard om lachen, niet in de laatste plaats omdat het zo dichtbij de werkelijkheid komt.
Dat geldt ook voor het documentatie plaatje.
Nu denk je misschien: ja maar dat geldt alleen voor grote projecten.  Helaas is dat niet zo. Denk maar aan het voorbeeld van de folder.

Project klaar? documenteren maar!

Documenteren nadat een project is afgerond, vergt nog meer discipline. Voor jouw gevoel is het klaar, strik erom en verder met de volgende leuke actie. Toch is het handig om nog even door te zetten. Juist omdat het een eenmalige activiteit is, is het zaak om alle documenten zoals afspraken, adressen, tekeningen, handleidingen etc. logisch op te bergen. Zodat je niet met je handen in het haar zit als er na verloop van tijd vragen komen, er iets fout gaat of als je toch bedenkt dat je het resultaat wilt reproduceren. Zijn de documenten alleen voor jezelf of zijn er ook anderen die de documenten in de toekomst mogelijk nodig hebben? In dat laatste geval is het handig om een vorm en opslagmethode te bedenken die voor iedereen logisch is. Heb je iets voor iemand anders gemaakt of gedaan, dan is het meestal gebruikelijk dat het geheel wordt overgedragen aan de opdrachtgever. Hoe beter jij alles heb vastgelegd, hoe minder vragen je achteraf kunt verwachten. Dus nog even doorzetten met opschonen, de laatste wijzigingen aanbrengen en bedenken wie er bij moet kunnen en hoe dat dan voor jullie allemaal duidelijk is. Je maakt het jezelf makkelijker door het van het begin af aan goed bij te houden.

Ontspullen

Ineens begrijp ik de Marie Kondo hype,  de behoefte om te ontspullen, de groeiende beweging naar minimalisme en krijg ik bijna zin om ook andere rotzooi plekken aan te pakken. Met de nadruk op bijna…

Want hoewel structuur in spullen mij een rustig hoofd geeft, is opruimen toch niet helemaal mijn ding. Dat geldt wel voor structuur en overzicht in plannen. Mocht dat dan juist niet helemaal jouw ding zijn en kun je daarbij wel wat hulp gebruiken? Aarzel dan niet en laat het mij weten.